Átállás távmunkára

Elégedett munkatársak, kisebb fluktuáció, alacsonyabb irodai költségek. Többek között ilyen haszna lehet, ha a cégvezető felajánlja, hogy a beosztottak otthonról dolgozzanak. Sikeres távmunkaadók mutatják be, ők hogyan csinálják.


Könnyen átalakítható távmunkára egy könyvelőiroda – derül ki a pesterzsébeti Net Könyvelő és Könyvvizsgáló Kft. példájából. „Már régen gondolkodtunk azon, hogy a könyvelést távmunkában is lehetne végezni, végül három évvel ezelőtt döntöttünk az átállás mellett, amihez egy uniós HEFOP-pályázaton nyertünk támogatást” – mondja Vass Rózsa adószakértő, a négy távmunkást alkalmazó cég ügyvezetője. „A könyvelésben adja magát a távmunka, ugyanis helytől függetlenül, önállóan végezhető, nálunk például egy cégért egyetlen könyvelő felel” – teszi hozzá.

Nem szükséges közös munkahely és személyes jelenlét a szoftverfejlesztéshez sem. A tíz éve alakult Netgral Kft. például munkavállalóinak nagy részét máig távmunkában alkalmazza. Kádár Miklós ügyvezető egy tévhitet is eloszlat. „Elsősorban a képzett alkalmazottak alkalmasak távmunkára, akik már bizonyos időt eltöltöttek a cégnél, ismerik a vállalati kultúrát, a munkafolyamatokat, az elvárásokat, és minőségi munkára képesek. Nem hiszek abban, hogy újdonsült emberekkel jól működik a távmunka” – jegyzi meg Kádár Miklós. Éppen ezért a Netgralnál senki sem kap távmunkás státuszt anélkül, hogy előtte a központi irodában ne bizonyított volna.

Íme a cégvezetők másik tapasztalata: Akkor jó a távmunkára átállás, ha az kitüntetésnek, az eddigi munka elismerésének számít. Olyan munkatársaknak érdemes felkínálni, akik önállóan képesek magas színvonalon dolgozni. Ha sok a hibalehetőség, ha túl sok visszajelzést és egyeztetést igényel a munkavégzés, akkor azt nem szabad távmunkába szervezni, ugyanis időben és minőségben többet veszít a cég, mint nyer. „Amikor azt az utasítást adom ki, hogy a kolléga készítsen ajánlatot, majd hatszor-hétszer visszakérdez e-mailben vagy telefonon a részletekre, akkor a távmunka nem hozza meg a várt hasznot” – jegyzi meg Kádár Miklós.

„A távmunka bevezetésénél szem előtt kell tartani, hogy a dolgozó egészségéért és biztonságáért a munkaadó akkor is felelős, ha a vállalat székhelyétől távol dolgozik a munkatárs” – mondja Déri Tamás, a Magyar Távmunka Szövetség szakmai alelnöke. Hozzáteszi: a cégvezető felel a legális szoftverhasználatért, és a munkavégzéshez szükséges informatikai eszközök rendeltetésszerű alkalmazásáért is. Éppen ezért érdemes jegyzőkönyvben rögzíteni az otthoni iroda munkakörülményeit, és azt a munkavállalóval aláíratni.

Sajnos a munkaadók hajlamosak „megfeledkezni” arról, hogy a távmunkahelyek fenntartásának és üzemeltetésének rendszeres kiadásai vannak, és a munkavégzéssel kapcsolatban felmerülhetnek kommunikációs és irodai költségek is. Ezért a költségmegosztást ugyancsak rögzíteni kell a munka-szerződésben.

A távmunkahelyek kialakításának költsége változó. Az összeg függ többek között a cég méretétől, a kialakítandó munkahelyek számától, a szükséges hardverektől és szoftverektől, az informatikai biztonságtól, az adatbiztonság követelményeitől. Ezen kívül számolni kell az előzetes költség-haszon elemzés, a munkakör-elemzés és a hatástanulmány elkészítésének költségeivel is.

A legegyszerűbb távmunkás munkahely már 200 ezer forintból létrehozható. Általános tapasztalat szerint a távmunkahelyek működtetésének költségei 20–30 százalékkal alacsonyabbak, mint a hagyományos munkahelyeké.

Többek között nem kell fizetni közlekedési költséget, de a telekommunikációs kiadások is alacsonyabbak – például a dolgozó nem céges számlára bonyolítja privát telefonjait –, ezen kívül kisebb alapterületű iroda is elegendő.

A Net könyvelőiroda irodabérleten évi 1,5 millió forintot takarított meg a távmunkával. Vass Rózsa saját lakásában alakította ki munkahelyét, így a teljes irodabérletet megspórolja. A munkatársak otthoni irodai költségeit egyéni megállapodás alapján téríti. Mindenki kapott internet-előfizetést, ami egyébként adómentes juttatásként adható. A legalább két éves céges számítógépet pedig térítésmentesen lehet a munkatársnak odaadni.

Egyszeri költség volt még egy olyan szoftver, amely lehetővé teszi a könyvelt anyagok gyors küldését, mentését és tárolását, és persze a szoftvert minden munkatárs gépére fel kellett telepíteni.

Vass Rózsa azonban a távmunka igazi hasznát nem az anyagiakban, hanem a munkatársak jobb munkakörülményeiben és elégedettségében látja. „Egy kisgyermeket nevelő kolléganőm korábban csak hatórás munkát tudott vállalni. Most otthonról nyolc órát dolgozik, mivel rugalmasan oszthatja be a napját, és nem kell utaznia sem. Egy másik kolléganőmnek nem kell Óbuda és Dél-Pest között ingáznia, ő legalább napi két óra utazást spórol meg” – mondja.

Tapasztalatai nem egyediek a HR világában. Mivel még kevés cég kínál távmunkát, a dolgozók megbecsülik a lehetőséget, nehezebben csábíthatóak el a konkurenciához, kisebb a fluktuáció. Sőt, olyan munkavállalók is a céghez csalogathatóak, akik távmunka-lehetőség nélkül nem jönnének, például a nehézkes vagy lehetetlen közlekedés miatt.

Hosszú távon akkor tartható meg a kolléga, ha a távmunka nem kényszerűség, hanem önkéntes döntés alapján történik. „Akit akarata ellenére tesznek távmunkássá, úgy érzi, egy körrel kijjebb került. Ahelyett, hogy az otthoni munkának örülne, az elbocsátás előszeleként éli meg a döntést, és elkezd más állás után nézni” – int óva Kádár Miklós.

Vezetőként ügyelni kell arra is, hogy a távmunkások ne szigetelődjenek el, hanem érezzék azt, hogy a cég alkalmazottai. Ha nincs személyes kapcsolat a munkáltató és a távmunkás között, akkor lazul a kapcsolat, a dolgozó nem érzi magáénak a céget. A Netgralnál éppen ezért heti rendszerességgel tartanak munka utáni összejöveteleket, projekteknél pedig hetente vagy kéthetente személyesen egyeztetnek. „A kollégáknak szükségük van a személyességre, igénylik a találkozásokat” – mondja Kádár Miklós. A Net könyvelőirodánál igény szerint találkoznak a munkatársak, általában havi rendszerességgel.

Nagyobb cégeknél előfordul olyan munkaszervezés, amikor a távmunkások interneten keresztül „befoglalhatnak” munkaállomásokat – az ilyen munkaállomást hot desknek is nevezik – az irodában bizonyos időre. Ilyenkor a központból dolgozhatnak adott ideig.

Sok kis- és középvállalkozó azért idegenkedik a távmunkára átállástól, mert úgy érzi, ha nem látja a képernyő előtt a kollégákat, akkor azok nem dolgoznak. Egy alapos teljesítményértékelési rendszerrel, a kiadott és az elvégzett feladatok, valamint a ráfordított idő pontos dokumentálásával azonban ez is kezelhető.
„Nekem nem okozott gondot, hogy kollégáimat nem látom, ugyanis tevékenységünk középpontjában nem a munkaidő, hanem a határidős feladat áll. A lényeg, hogy a vállalt munka időre, jól készüljön el és ellenőrizhető legyen” – mondja Vass Rózsa.

• Szoftverfejlesztés
• Szoftvertesztelés
• Könyvelés, könyvvizsgálat
• Kontrolling
• Tervezői-mérnöki munka
• Telefonos ügyfélszolgálat
• (Telefonos) értékesítés
• Újságírás
• Piackutatás
• Gazdasági elemzés
• Sajtószemlézés
• Online oktatás (pl. nyelvtanítás)
• Fordítás
• Digitalizálás

Távmunka: hivatalos definíció szerint távmunkásnak számít az a munkavállaló, aki rendszeres napi munkáját a munkahelyétől távol végzi, s ennek eredményét kommunikációs és információs technológiák (számítógép, telefon, internet) alkalmazásával juttatja el munkaadójához.

A távmunkás munkaszerződése hasonló elemeket tartalmaz, mint a hagyományos munkahelyen dolgozóké. Néhány speciális elemmel azonban bővülhet, ezek a következők:

• az elvárt teljesítmény pontos meghatározása;
• a távmunkahelyek fenntartási és üzemeltetési költségeinek elszámolása;
• a kommunikációs és irodai költségek elszámolása;
• a kapcsolattartás módja, rendszerességének meghatározása;
• a beszámolási kötelezettség formájának, rendszerességének meghatározása;
• a munkaidő és az elvégzett feladatok elektronikus nyilvántartása;
• a váratlan helyzetek kezelése, úgymint áramkimaradás, internetszolgáltatás szünetelése, hardver-, szoftvermeghibásodás;
• a távmunkahely ellenőrzési jogának meghatározása.

1. Az interneten sok olyan hirdetést találni, amelyben távmunkásokat toboroznak. Nem árt résen lenni, az ajánlatok egy része ugyanis – a látszat ellenére – nem távmunka. Mielőtt komolyabban foglalkozunk a hirdetéssel, néhány szempontot mérlegeljünk. A Magyar Távmunka Szövetség intelmei az álláskeresőknek:
2. Munkaközvetítésért az álláskeresőtől nem lehet pénzt kérni. Komolytalan az ajánlat, ha bővebb információért emelt díjas telefonszámot kell tárcsáznunk, vagy a jelentkezéshez pénzért kell regisztrálni egy weboldalon.
3. A jó munkaadó általában leinformálható, nem titkolózik. Van telefonszáma, e-mail címe, honlapja. Ellenőrizzük a megbízó vagy a munkaadó referenciáit.
4. A munkaadónak érvényes adószámmal, cégjegyzék-számmal, valamint TB-törzsszámmal kell rendelkeznie.
5. Ne bízzunk meg abban, aki kérésünkre nem ad felvilágosítást, elérhetőségei gyanúsak vagy nem működnek.
6. Munkát kizárólag a szerződés megkötése után végezzünk. Papír nélkül nem követelhetjük a fizetséget.
7. A szerződésben tisztázni kell az elvárt teljesítményt, a munkaidő beosztását, az elszámolás módját és annak határidejét.
8. A szerződésekben tisztázni kell, ki biztosítja a munkavégzés feltételeit, és ki fedezi a munkavégzés költségeit.
9. A hálózatépítés nem távmunka! Ezt gyakran próbálják „online marketing” tevékenységként álcázni.
10. Ne vásároljunk semmilyen „kezdő csomagot”. Ez néhány MLM-módon (multilevel marketing) értékesítő cég esetében elfogadott, de ezeknél visszavásárlási garanciát is lehet érvényesíteni.
11. Ha próbamunkát kérnek, annak díjazásában is meg kell állapodni. Előfordul, hogy így próbálnak olcsón dolgoztatni...

Haszon Magazin - Karácsony Zoltán - 2008.09.